Vain taivas rajana

Voiko virtuaalitapahtuma vetää vertoja perinteiselle tapahtumalle? Kuinka siitä saadaan teknisesti toimiva ja miten virtuaalitapahtumassa verkostoidutaan? Kysyimme tapahtumien tuotantoon erikoistuneen Apaja-konsernin videotuotantoyhtiön RajuLiven Jani Niemiseltä, mikä kaikki virtuaalitapahtumassa on mahdollista.

– Vain taivas on rajana, kun mietitään tapahtuman viemistä verkkoon, Jani aloittaa.

Livelähetykset ovat olleet RajuLivelle arkipäivää jo kauan ennen poikkeustilaa. RajuLiven kautta on järjestetty esimerkiksi kokouksia, muutaman esiintyjän perinteisiä striimejä ja webinaareja, joihin sekä puhujat että yleisö ovat osallistuneet ympäri maailman etänä kodeistaan tai toimistoistaan. Myös useiden tuhansien ihmisten seminaarien järjestäminen onnistuu verkossa huolettomasti.

– Olemme juuri julkaisseet ensimmäiset meidän toteuttamat striimatut keikat nimekkäiden artistien kanssa. Tämä saattaa muuttaa keikkakulttuuria pysyvästikin. Eihän livelähetys paikan päällä koettua keikkaa korvaa, mutta ne voivat jatkossa elää rinnakkain ja tukea toinen toisiaan, Jani kertoo.

Verkkoon siirrytään aalloissa
– Ensimmäinen aalto tapahtumien verkkoon siirtymisessä oli se, että joku puhujista ei pystynyt tulemaan paikalle. Toisessa aallossa näitä kotoaan etänä puhuvia oli jo useampia. Kolmannessa vaiheessa tapahtumista etäilemään jäivät myös kuulijat. Viimeisin aalto on ollut se, että edes tapahtuman juontaja tai moderaattori ei ole välttämättä paikan päällä, vaan ihan kaikki ovat etänä ja me operoimme tapahtumia toimistoltamme käsin, kertoo Jani.

Tapahtuman järjestäminen myös osittain verkossa onnistuu. Cave-teatterin lavan saa valjastettua näyttäväksi striimausareenaksi tai kokoustiloja voi käyttää livelähetyksen studiona. Helpointa onkin, että paikan päällä toimii virtuaalitapahtuman komentokeskus, josta saadaan laadukas kuva tapahtumapaikalta.

Palvelumme mukautuvat jatkuvasti uuteen tilanteeseen, eikä mikään lähtökohtaisesti ole mahdotonta.

Operointikin täysin etänä
Virtuaalitapahtumissa RajuLiven tekninen moderaattori hallinnoi striimaamisen ja webinaarin lisäksi tapahtumaa kokonaisuudessaan, jakaa esiintyjille puheoikeudet sekä pyörittää esitysmateriaalit.

– Näin varmistamme esityksen laadun ja sen, ettei tapahtuman aikana tule puhujista riippuvia teknisiä ongelmia, Jani lisää.

Esiintyjien ja järjestäjien kanssa pidetään myös harjoitus ennen tapahtumaa. Livetilanne voi jännittää, joten on tärkeä tarkistaa, että kaikki pelittää kunnolla.

Verkostoidutaan verkossa
Tärkeä osa perinteisiä tapahtumia ovat osallistujien tutustuminen toisiinsa, vapaat keskusteluhetket ja verkostoituminen. Nämä ovat toivottuja ominaisuuksia myös virtuaalitapahtumien osalta. Joen neuvottelutiloista esimerkiksi Lahti sopii käytettäväksi virtuaalitapahtumassa myös osallistujille. Laadukas äänen- ja kuvantoisto takaa katkeamattoman yhteyden tapahtumaan.

Virtuaalitapahtumaan on mahdollista saada useita lisäominaisuuksia. Kirjautumissivu osallistujalle, asiakkaan brändin mukainen tapahtumasivu ja maksumuuri ovat yleisiä lisäpalveluita, joita RajuLiveltä pyydetään. Lisäksi erilaiset yleisökyselyt ja äänestykset sekä chat- ja someseinät mahdollistavat yleisön osallistamisen uusin keinoin.

Matkalla tapahtumien uuteen aikakauteen
Tulevaisuudessa tapahtumat voivat olla hyvin erilaisia, kuin puoli vuotta sitten osattiin kuvitella. Poikkeustila on pakottanut ajattelemaan boksin ulkopuolelta. Joen toimintaa kehitetään jatkuvasti, jotta asiakkaat ja kumppanit pystyvät toteuttamaan suunnitellut tapahtumansa hyödyntämällä Joen tiloja ja Apajan osaamista.

– RajuLiven palvelut mukautuvat jatkuvasti uuteen tilanteeseen, eikä mikään lähtökohtaisesti ole mahdotonta. Voi olla, ettei kaikkia toivomuksia ole vielä toteutettu, mutta vallitsevan tilanteen vuoksi uusia toimintamalleja otetaan käyttöön hyvinkin nopealla aikataululla, Jani päättää.

Kaikki uutiset